为什么东西总会被弄乱?

我们在日常的生活和工作中,可能会有一点点归类整理上的小麻烦。比如我们的资料和文档总是混乱且不清楚的,着急的时候总是找不到某个东西。这种情况出现的原因是什么呢?怎样可以实现10秒钟迅速找到我们所需的文档资料呢?

今天,我就给大家分享一下我在实践中得到的经验。

无论是电子的资料,还是纸质的文档资料,基本都适用以下的几个规则:

  1. 整理好的资料,如果不去动它,它就不会乱
  2. 乱糟糟的资料,需要我们注意,整理之后就会变得规则
  3. 导致乱的原因,因为使用随意,未将资料及时复位

那么看到上面的规则,我们可能就会得出一个结论,我只要把东西整理好,然后每次用完及时复位不就行了么?

这样的话,东西真的可以井然有序吗?

是的!但也不是!

首先,我们在工作的时候,注意力是非常宝贵的资源,当我们忙碌起来,很有可能无法将资料及时复位。其次,资料的分类和存放的位置也很关键,设计不合理的存放和分类方式,很难让我们迅速复位,于是越积越多,演变的就比较杂乱。

那么,介绍下我的文档处理的方式吧!

注意力三层分类管理

我们的注意力是非常宝贵的资源,文档和资料的整理尤其依赖于我们的注意力。所以我们可以按照我们注意力分配的程度对我们的文档做好管理。

将文档资料分为三层:

  1. 当前层:我们注意力集中的范围
  2. 资料层:可能会被我们注意的内容
  3. 仓库层:很少会被我们注意和使用的内容

我们用个简单的案例来说明一下:

当我们上班了,我们从我们的办公桌的资料夹(资料层)中,找出待办的文档,放到我们的面前(当前层)开始进行处理。过了一会儿,我们处理完毕,将文档放回资料夹(资料层),然后重新从资料夹(资料层)拿出一个新的文档进行处理。当我们处理到一半的时候,老板突然通知我们需要处理某某事情,我们就打开仓库,从仓库中找到详细的资料放在办公桌附近(资料层),然后开始整理这些资料,以备使用。整理结束后,我们把资料放回了仓库。然后继续处理之前的文档,完成后放到了资料夹中。

上面的处理方式,是针对注意力分配不同层次的文档进行管理的方式。

  1. 仓库:存放很少会被我们注意和使用的内容

基于“整理好的资料,如果不去动它,它就不会乱”原则,我们很少使用仓库的东西,那么仓库就不会乱。当我们需要调用仓库东西的时候,就需要将他导入到我们的其他的层次。仓库的变动频率非常少,所以我们分配很少的注意力就能将仓库整理的井然有序。

  1. 资料层:可能会被我们注意的内容

资料层存放的内容,很可能会被我们注意到,比如我们最近正在阅读的书籍,可以放在书桌旁随手可及的书架上。但我们当下并没有阅读,这种存放的方式目的是,可以随时将内容调入到我们当前的工作范围当中。而不必东翻西找。资料层的实体工具一般是书架、办公桌、资料夹等。

  1. 当前层:我们正在集中注意力的范围

由于我们正在集中注意力,所以这个东西对于我们来说是不怎么乱的。因为我们注意力集中的范围有限,所以我们面对的东西量其实是非常少的,人的注意力最多可以面对四个组块的内容,看书的话,我们最多同时也就看三四本左右。整理思绪的话我们面对的也就一个贴便签的小黑板。因为量少,且是我们专注的范围,所以这些东西很难乱。

按照这种分类方式,我们就可以很轻松的将“正在变动(混乱)”以及“牢固不变(规则)”的东西做好区分。那么我们想要正确的处理好这些内容,其实还有一个关键的要素,那就是我们如何确定好“牢固不变(规则)”的内容?

规则的建立

以我目前使用的文档分类处理的方式举例:

  1. 我有需要学习的课程
  2. 我有买了很久也没学的课程
  3. 网盘有大量没学的录音和课程
  4. 我有要写作的文章,有灵感
  5. 我有要阅读的书,还有一大堆没阅读的书

我们需要首先明确,什么东西是我们关注的?面对一大堆的内容,我们其实可以先做一个断舍离。当然和真正的断舍离不同,我们要做的是,选出几个我们要的东西来,其他的东西先扔到“杂物堆”。

面对百度网盘的内容,我统一划分到杂物堆里,由于历史原因,那里面乱糟糟的不行。所以当做杂物堆使用,当有需要的时候,再去杂物堆里扒拉东西出来。很多购买的课程同样如此处理。

这时候,我们就从上述的杂物堆里开始扒拉东西出来,因为我们的注意力要分配到这些内容上面。面对百度网盘的资料,我从中选择一些我决定近期要学习的内容,比如某大师的催眠教程,我将其下载到本地,然后整理其格式顺序。

新建“存档”文件夹,新建“某大师催眠教程”文件夹,然后将排序好的资料内容放置此处。

存档=仓库,这里面的东西是确定好很少会变动的东西,只存在三种处理方式:删除、添加、其他层调用。

其他音视频可以同样按照上述内容处理。要求是:每一种资料均需要在“存档”文件夹下新建一个子文件夹,该子文件夹内只允许有资料存在,不允许有其他文件夹存在。

比如“某大师催眠教程”分为第一天3个文件,第二天四个文件,那么我们对资料要做统一的命名,将“第一天”文件夹,转化为音视频文件的前缀,比如“第一天第一个音频.mp3”。

存档就是仓库,电子书的处理,我是用专门的电子书管理软件,也是当做仓库使用。

由此,我们的东西暂时分为了两类:一类是无序的杂物堆,一类是已经被整理有序的仓库。

接下来,我们需要从仓库中选择一部分东西来学习,比如我们选中了《某大师很厉害》这本书。

那么这时候,就到笔记软件需要上场的时候了。我们在笔记软件中新建一个文件夹“书籍阅读”,然后新建一个文档“《某大师很厉害》读书笔记.md”。当我们需要学习某个课程的时候,同样如此,要新建一个我们用来做笔记的文档。然后将相关课程的地址以超链接的方式放进去,我们学的时候可以迅速的找到。如果是纸质书籍,我们就必须要放到触手可及的位置。

当我们将上述步骤重复多次的时候,我们的笔记软件中就出现了很多个文件夹和文件。是我们当前阅读或者正在学习的内容。这时候我们发现,我们开的这些“项目”其实就是我们的“资料层”。

当我们读完一本书的时候,这个笔记也写完了。就可以在笔记软件中新建“完成存档”一个文件夹,将读完的书和学完的课程放进去。

这时候,我们的文档就存在了完成的三个层次,以书籍为例:

  1. 当前层:正在阅读的书(笔记+书)
  2. 资料层:读了一半的书(笔记+书)
  3. 仓库层:读完或者未读的书(完成的笔记+书)
  4. 杂物层:未关注的无序的内容

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杂物堆是民间的女子,仓库层是刚进后宫的秀女,资料层是临幸过的妃子,当前层是正在……

咳咳,今天的分享就到这里啦!

我是玉成,我在学习的路上奔跑。