书籍信息

书名:《搞定1:无压工作的艺术》

作者:【美】戴维·艾伦

出版:中信出版集团

版次:第二版第七次印刷

第2章 掌控生活:横向管理工作流程的5个步骤(阅读时长38min)

这五个步骤是:

1.搜集

2.理清

3.组织整理

4.思考回顾

5.行动

在这五大步骤中,最难以学习掌握的是第二个步骤:理清。

第二个步骤是链接第一个步骤和第三步骤的桥梁。

搜集

我们先来说说搜集,搜集在这里其实是特指的全搜集,也就是说我们需要把一切引起我们注意力的事物放入搜集箱中

为了保证我们针对不同类型不同表现形式的“材料”可以做到很好的搜集,我们可以建立不同形式的搜集箱,比如纸质文件夹,电子产品,或者卡片盒等等均可。但这些搜集箱的数量要严格限制,过多的搜集箱数量会造成一些麻烦,越少越容易控制。

搜集并不是简单的记录,而是让你的潜意识知道,你全部记录了这些事情,并且还会回来查看并且处理这些问题,这样你的潜意识才会真正的放心,你的注意力就会从繁杂的事物中节省出一部分。

搜集完毕后,就是处理阶段(理清,处理是老版书籍里的说法)。

组织整理

在讲处理之前,我们先来说说处理后的结果,也就是“组织整理”这个阶段的内容。

下面用一个简单比喻,来形容下前三个阶段的过程:

搜集阶段:是挑选食材的过程,比如我们挑到了一头猪。

处理阶段:杀猪,去污,分割等等步骤。

组织整理:得到了猪头一个,猪下水一副,猪蹄四个等等。

处理是将我们搜集到的材料,进行分门别类的整理和规范化的一个过程。

处理之后,我们得到八个部分内容的东西,这就是组织整理的全部内容。

组织整理包含以下八个部分:

1.垃圾(被删除)

2.参考资料(非行动的一些资料)

3.将来也许(未来有可能会做)

4.等待(别人做,我等着)

5.日程表(与某一个时点密切相关)

6.下一步行动(无固定时间需尽快完成的单步骤行动)

7.项目(分解为比较复杂的行动和任务)

8.项目的辅助性资料(支持项目达成的信息类资源)

那么接下来,我们思考下,我们应该如何把自己搜集到的事情,处理到这八个清单当中的?

处理

我在学习的过程当中,深刻的体会到处理这个步骤作者写的实在有点儿难以理解,于是我自己提取出来几个问句,希望尽可能的只产生是或者否两个选择,一旦某次产生的选项越多,那么和这个而步骤就越难以理解。

我自己提取出的问句如下:

1.这东西有价值吗?否——【垃圾】

2.这东西可以被执行吗?否——【参考资料】

3.这东西在近期必须执行吗?否——【将来也许】

4.这东西一定由我来做吗?否——【等待】

5.这东西一定与某个时点有关吗?是——【日程表】

6.这东西可以一个步骤完成吗?是——【下一步行动】(小于两分钟的直接执行)

7.对当下的项目进行分解,得到【项目】和相关【辅助性资料】

虽然问题有点儿多,但基本上每个问题只有两个选项,这样我们选择的速度回大大加快。但是问题数量较多,建议可以在处理我们搜集到的“材料”时,对应这七个问题进行处理。

回顾(检视)

如果说前三个步骤是打江山的话,那第四个步骤就是坐江山。绝大多数人就死在坐江山这个问题上。

思考回顾检视,是为了更好地维护整个系统的运行,并且保证整个系统是实时更新的,是有效的。如果缺乏回顾,可能在你忙碌几天之后,整个系统就混乱不堪了。

当你在某个情况下做事时,就可以看看自己的系统当中,有无在当下的时刻或地点需要执行的事情。这也是一种检视(回顾)。

检视是旧版的说法,还是旧版的比较贴合。

行动

在这篇文章中,作者给出了好几种在执行时选择如何行动的依据,包括六层次检视法,四标准法等。

在这里,我最喜欢的还是三分类法。

每天发生的事情有三种:

1,你安排好的

2,突发事件

3,正在安排事件

优先做第一类事件,遇到突发事件就尽可能的先记录并且延迟,等到当前工作完毕,就执行第三类事件,把突发的事件安排好再去做。如果突发事件非常紧急不可有丝毫延后,那先去执行也无妨,但要记得尽可能的争取延后。

事情延后,你就有了主动权可以选择何时开始。

结语

今天精读了《搞定1无压工作的艺术》第二章,复习了五大步骤,发现这里面最难的就是处理这个阶段了。对账整个系统收益最大的是回顾这个阶段,不费力,但是效果特棒。

GTD基本上是围绕这五个步骤来做的,后续本书的第二部分会有详解,到时候我们再一点点的来搞定这些事情,我会尽可能的把笔记做的详细点儿,做出可执行的工具。